Collecter

Ces documents sont :

• soit d’origine publique
• soit d’origine privée.

Les documents d'origine publique

Il s'agit :

• des archives historiques produites par les administrations (préfecture, services déconcentrés de l’État, services du conseil général, tribunaux, notaires, établissements publics, organismes de droit privé chargés de missions de service public). Ces différents services ont l’obligation de les remettre aux Archives départementales en application des articles 3 à 5 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives sous la forme d’un versement, lesquelles ont l’obligation de les accepter (article L 1421-5 du code général des collectivités territoriales, issu des articles 65 et 66 de la loi du 22 juillet 1983 modifiée sur la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l’État).
• des archives anciennes des communes de moins de 2 000 habitants qui ont l’obligation de les remettre aux Archives départementales sous la forme d’un dépôt. Sont concernés les documents de plus de 100 ans, l’état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé de servir depuis au moins 30 ans (articles L 1421-7 à 10 du code général des collectivités territoriales, issus de la loi 70-1200 du 21 décembre 1970).

Les documents d'origine privée

 Il importe en effet de préserver les archives privées ayant un intérêt patrimonial pour l’histoire du département car elles sont des compléments des archives publiques. La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives donnent d’ailleurs à l’administration des archives un rôle dans la sauvegarde des archives privées.

Les documents d’origine privée entrent aux Archives départementales par :

L’achat s’effectue soit de gré à gré, soit à l’occasion de ventes aux enchères publiques. Lors de ces dernières peut s’exercer le droit de préemption (l’État se substitue au dernier enchérisseur, article L. 212-33 du Code du patrimoine).

Le don est un transfert de propriété au Conseil général de la Sarthe.

Le dépôt laisse l’entière propriété du fonds à celui qui le confie aux Archives départementales.

Le legs doit faire l’objet d’une délibération du Conseil général, et doit figurer dans une disposition testamentaire en bonne et due forme : testament olographe, authentique ou secret. Le don au bénéfice d’une collectivité est exonéré de tout droit de mutation.

La dation  permet d’acquitter les droits de succession par la remise de « documents de haute valeur archivistique ou historique » (article 1716 bis du code général des impôts). Elle est prononcée par le ministre chargé du budget.

La collecte consiste à faire entrer aux Archives départementales les documents originaux d’intérêt historique, quelque soit leur support – souvent du papier mais pas seulement. Ces documents sont
- soit d’origine publique

- soit d’origine privée.