Définition des archives
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
Article L. 211-1 du code du patrimoine.
Exemples
- un particulier conservera ses quittances de loyer, ses polices d'assurance, ses bulletins de salaire, ses relevés de comptes, ses feuilles d'impôt, ses diplômes...
- une administration conservera les textes réglementaires, les dossiers de personnel, les documents budgétaires et comptables, son courrier, les dossiers des affaires qu'elle a pour mission de traiter...
- une entreprise conservera les statuts et les actes de ses sociétés, les procès-verbaux de conseils d'administration et d'assemblées générales, les titres de propriété, les plans de bâtiments et d'installations, la comptabilité générale, les dossiers de son activité, ses contrats...
Les archives sont le résultat inévitable des activités d'une personne, d'un organisme, d'un service à partir du moment où ces activités s'accompagnent, du fait de leur nature même, d'une production ou d'une réception de documents.
La notion d’archives est indépendante :
- de la date du document
un document d'archives n'a pas de limite temporelle : il peut aussi bien être archaïque qu'avoir une origine tout à fait récente. Il ne se définit donc pas par rapport à sa date. Contrairement à l'opinion généralement admise, archives ne signifient nullement "vieux papiers périmés". - de sa forme
un document d'archives ne se définit pas par rapport à sa forme : il peut être rouleau, registre, liasse, feuille isolée, fichier, microforme, écrit à la main, imprimé ou enregistré, figuré ou audiovisuel. - de son support physique, qui sert la consignation de l’information
un document d'archives ne se définit pas par rapport à son support matériel : il peut avoir pour support le papyrus, le parchemin, le papier, l'argile cuite, le marbre, le bois, le bronze, une tablette de cire, un disque, un film en matière plastique, et, dans l’environnement technologique actuel, une mémoire électronique.